Günümüzde neredeyse en çok kullandığımız iletişim aracı olan “mailleşme”yi daha etkili nasıl kullanabiliriz sorusunun cevabını 12.12.2017 tarihinde İstanbul Üniversitesi’nde Yrd. Doç. Dr. Sinem Canım Alkan hocamızın “Etkili Mail Yazma Semineri”nde aldık.

Takdir edersiniz ki yazılı iletişim, sözlü iletişime kıyasla bazı açılardan daha sancılı bir süreçtir. Çünkü yazılı iletişimde düşüncelerimizi yazıya etkili aktarabildiğimiz oranda karşımızdaki kişiler üzerinde etkili oluruz. Sözlüde ise mimik, jest ve üslubumuzun yardımıyla bu süreç daha kolay ilerleyebilir.

Sinem Hocamız seminer başlamadan önce bizlere aslında “mail” yerine Türkçe “e-posta” kullanmamızın daha doğru olduğunu ve kendisinin “mail”i yerleşik olduğu için etkinlik adında kullanmayı tercih ettiğini açıkladı.

Hocamızın değindiği başlıca noktaları çevirmenin karşılaştığı sorunlarla örneklendirerek sizlerle paylaşmak istedim.

Peki, çevirmen için e-posta süreci nasıl?

E-posta yazma dediğimizde aklımıza ilk gelen belki de “üslup” seçimimiz oluyor. E-posta yazmaya başlamadan önce hitap şeklimizi belirlememiz gerekir. Alıcı müşteri mi, proje yöneticisi mi, patron mu, iş arkadaşımız mı? Farklı paydaşlar ile iş yürütmesi halinde çevirmen, üslup yelpazesini doğru ve etkin kullanabilen bir aracı oluyor. Aynı projede yer alan paydaşlar arasında çevirmen, iş arkadaşına “sen” diye hitap edebilirken müşterisine “siz” ifadesini kullanıyor. Çevirmenin birden fazla iş aldığı durumlarda üslup karmaşasına düşmeden e-posta yazması bekleniyor.

Sinem Hocamızın değindiği bir diğer kısım da “alıcı(lar)”.  Yukarıda da belirttiğim gibi, çevirmen birden fazla kişi ile aynı proje üzerinde e-posta trafiğinde sıkışıp kalabiliyor. Özellikle diğer paydaşlarla ortak çalıştığı projelerde Karbon Kopya’ya (CC ya da KK) eklenmesi durumunda editör için yazılmış  mesajı zamanını ayırıp, okumak zorunda kalıyor.

Konu satırını kısa tutmakta fayda var. Çevirinin proje numarası varsa yazılabilir, ek olarak hangi dilden hangi dile çevrildiği bilgisi kısaca eklenebilir. Bu düzeltmeler biz çevirmenlerin işini kolaylaştırdığı gibi aynı zamanda alıcının da vaktinden çalmamızı engeller. Çünkü konuyu yazmaktaki amacımız alıcının, e-postayı açmadan neyden bahsettiğimizi anlamasıdır. Bu sebeple konu satırını kesinlikle boş bırakmamalıyız.

E-postayı yazarken ne istediğimize “karar vermemiz” gerekir. Yani amacımız e-postada bilgi vermek, bir itirazda bulunmak veya bir ricada bulunmaksa ona göre metni oluşturmalıyız. Metni ne amaçla karşı tarafa iletmek istediğimizi öncelikle kendimiz bilmeliyiz.

“Mail yazmak kompozisyon yazmak gibidir.”    - Sinem Canım Alkan.

E-posta yazmanın inceliklerini gördüğümüz zaman benzetmenin tam yerinde yapıldığını anlıyoruz. Çünkü her iki metni oluştururken kişi, giriş-gelişme-sonuç bölümleri altında metnini tamamlıyor. Aslında bu düzene bağlı kaldığımızda anlaşılır oluyoruz. Örneklendirecek olursak alıcının kim olduğunu ve kullanmamız gereken üslubu hatırlayarak ilk önce mutlaka “selam” vermeliyiz. Giriş kısmında eğer alıcıya ilk defa e-posta göndereceksek kendimizi tanıtmalıyız. Veya kendimizi hatırlatacak bir-iki cümle yazmakta fayda var. Yine bu kısımda e-postayı neden yazdığımızı karşı tarafa açık, net bir şekilde bildirmeliyiz. Gelişmede, girişte verdiğimiz ana fikri detaylarıyla açıklıyoruz. Sonuç kısmında ise e-postamız okunduktan sonra ne olmasını istediğimizi, karşı taraftan ne umduğumuzu yazmalıyız. E-postaya başlarken “merhaba” deyip bitirirken de “hoşçakal” demeliyiz.  Bunun için e-postanın üslubuna en uygun veda cümleleri tercih edilebilir. Örneğin: “saygılarımla”, “iyi çalışmalar”, “kolaylıklar dilerim” gibi. Bunun yanı sıra Sinem Hocanın değindiği bir nokta da “noktalama ve yazım kontrolü”nü mutlaka yapmamız gerektiğiydi.

Çünkü dil bölümünde okuyan insanlar olarak bizim topluma karşı bir sorumluluğumuz var. Türkçeyi özenli kullanmak, iletişimde özenli olmak. Hepimizin topluma karşı bir rolü var, bizim rollerimizden bir tanesi de bu”.  Sinem Canım Alkan.

Bu sebeple çevirmenlerin e-posta yazarken de dilbilgisi kurallarını önemsemesi, yazım yanlışı yapmaması ve metni kurallara uygun bir şekilde yazması bekleniyor.

Açık ve anlaşılır olmalıyız.

Yine biz çevirmenlere iş geldiğinde zaman zaman karşılaştığımız bir durum “eksik bilgi”. Evet, ortada çevrilmeyi bekleyen bir iş var ama bu iş ile ilgili yeterli bilgi yok. Örneğin gönderilen e-postada bir banka dekontunun Türkçeden İngilizceye çevrilmesi isteniyor. Metin çevrilip, ilgilenen arkadaşa gönderiliyor. İş müşteriden geri dönünce anlaşılıyor ki metnin çevirisi “Amerikan İngilizcesi”ne uygun çevrilecekmiş. İşi çevirmene gönderen ilgili arkadaş bu sözcüğü e-postaya iliştirmeyi unuttuğu veya önemsemediği için çevirdiğiniz metindeki terimleri kontrol etmek ve zamanınızı bunun için harcamak zorunda kalıyorsunuz. Metni alıcıya aklında soru işareti kalmayacak biçimde detaylı, eksiksiz vermemiz gerekir. E-postayı gönderme amacımızın açık ve net olması gerekir.

Çevirmen, paydaşlar yumağının ortasında ve günde birden fazla kişiyle diyalog halinde kalmak durumunda. Özellikle de serbest çevirmenler çok sayıda paydaşla iletişim kurduğu için bu mesele onların da önemli bir sorunu. Bu yüzden dikkat çekmek istedim.

Hoşçakalın.

Etkinlikten kareler:

Fotoğraf: Tuğçe Ören

Peki, Çevirmen İçin E-posta Süreci Nasıl?

Category: Etkinlikler
0
1900 views

Join the discussion